Gestión eficaz del tiempo para/con/de las TIC

Quien más, quien menos, nos hemos dejado llevar por la monotonía, por lo que hacemos diariamente, sin establecer orden ni concierto en nuestra gestión del tiempo. No dedicamos apenas tiempo a planificar y programar nuestras tareas, nuestro tiempo, aquel bien tan preciado que nos permite conseguir los objetivos que nos propongamos. Eso si, antes de planificar y programar, debemos tener muy claro que queremos conseguir, que objetivo perseguimos, y a partir de ahí planificar y programar.

Los que vivimos inmersos en las TIC, tenemos si cabe más delito. La web 2.0 nos ofrece un sinfín de herramientas y posibilidades para gestionar nuestro tiempo, y muy pocas veces echamos mano de ellas o incluso las desconocemos. A ello también habría que sumarle que nos dejamos llevar por el poder de atracción de las TIC y caemos en un caos organizativo, en el que tampoco hacemos uso de estrategias básicas que podrían permitirnos salir airosos en más de una ocasión.

http://www.jrmora.com/

Así, entre nuestras tareas diarias de/con/para las TIC, encontramos numerosos ladrones de tiempo a los que deberíamos poner remedio.

¿Quién no se ha sentido atrapado por una bandeja rebosante de correos entrantes? ¿Quién no se ha dejado llevar por una navegación sin rumbo ni concierto por las diferentes webs, blogs, wikis que encontramos en la red sin recordar cual era nuestro principal objetivo en esa incursión? ¿Quién no ha pasado horas siguiendo su TL en twitter sin atender las tareas más urgentes y precisas de su agenda (procrastinación)? ¿Quién no ha marcado favoritos o guardado enlaces de sitios para luego leer o comentar y luego ya no ha vuelto a ellos? ¿Quién no ha sentido angustia ante la sensación de estar perdiéndose mucha y valiosa información al no atender su cuenta en twitter todo lo que quisiera? ¿Quién no se ha sentido mal al no poder abarcar todos los RSS que le van llegando a su lector/agregador de contenidos?

Imagino que muchos de nosotros alguna vez hemos experimentado tales situaciones. Yo mismo sin ir más lejos reconozco que he procrastinado, y he vivido situaciones de estrés ante la magnitud de correos, en mi bandeja de entrada, que atender, o de RSS que leer, etc.

Estas situaciones de mala gestión del tiempo, procrastinación e infoxicación tienen remedio. Y ya va siendo hora de que aprendamos a ponérselo.

Hoy sólo indicaré algunas estrategias de las que a mi me están dando buenos resultados, y que gustosamente aquí comparto. En próximos posts seguiré hablando del tema y ofreciendo más recursos y estrategias para realizar una gestión eficaz del tiempo con/de/para/ el uso de las TIC.

Decálogo para una gestión eficaz del tiempo para/con/de las TIC:

• 1.- Ante un tweet, e-mail, post, etc. muy importante y muy urgente, atiéndelo YA. No lo dejes para más tarde, no lo almacenes o guardes para ser visionado después. Acude a él sin demora. YA estás haciendo tarde. Si lo retrasas para otro momento, es muy seguro que ese momento no llegué nunca.
• 2.- Confeccionar una lista con las tareas o trabajos muy importantes y muy urgentes, otra con aquello importante y urgente, y por último otra con aquello importante pero no urgente. Ponte como prioritario conseguir en el tiempo establecido las tareas de la primera lista. Herramientas: Google Calendar y Todo.ly 

• 3.- Aprender a decir NO y aprender a delegar. Muy importante es si no vas a poder acudir a una tarea, cita, evento, etc. más vale un NO a tiempo. Así como aquellas tareas no importantes y tampoco tan urgentes, aprende a delegar en otros.
• 4.- Distribuye en tu tiempo primero lo más importante y después el resto. Durante la realización de lo importante y urgente, desconecta de redes sociales u otros recursos que puedan producirte una interrupción en ese preciso instante. Estados del Skype y Messenger: ocupado (o incluso desconectado), desconectado del Facebook, Twitter, Tuenti, etc.
• 5.- Dedica un tiempo a planificar y programar las tareas y eventos del día siguiente, de la semana siguiente y del mes siguiente. De nuevo Google Calendar nos ayuda mucho en esta tarea.
• 6.- Usa las notas digitales, tipo Post-it, para guardar aquella información, apunte o nota que antes solías dejar en notas de papel. Las de papel se pierden con facilidad, las digitales las puedes almacenar, clasificar y tener visibles incluso en tu escritorio. Stickies , Wallwisher.

http://www.flickr.com/photos/laughingsquid/463439949.jpg

• 7.- Ante dos tareas de igual importancia y urgencia, haz primero aquello que menos te guste.
• 8.- Todo aquel trabajo, tarea, proyecto, etc. que puedas realizar de forma colaborativa, no lo dudes.
• 9.- Tras un tiempo de duro trabajo y máxima concentración, concédete un tiempo de relax, de realizar tareas que te gustan y/o te distraen. Entra en twitter o simplemente a navegar, y déjate llevar, pero marcándote un tiempo de ese merecido descanso. Haz servir la técnica Pomodoro. Para hacer uso de esta técnica, nada mejor que focus booster.

• 10.- Rodéate de herramientas web 2.0 que te permitan realizar una gestión eficaz del tiempo, de la información, de la comunicación, y del conocimiento. Ahí van algunas: Evernote, Diigo, Twitter, Google Reader, Netvibes, Google Calendar, etc.